職位概述：

我們正在尋找一位行政助理來支持公司工作。行政助理將為高階管理層提供高階行政支持，包括準備報告、處理資訊請求以及執行文書工作，例如準備信函、接待訪客、安排電話會議和安排會議。

作為行政助理，您的職責對於支持日常工作和提升團隊士氣至關重要。當安排和規劃需要調整時，您的溝通能力和時間管理能力至關重要，以便您能夠迅速採取行動，確保替代方案到位。

主要職責：

溝通：

作為高階主管與高階管理層、員工、客戶和其他外部合作夥伴的主要聯絡人。

管理來電、電子郵件和其他信函，並確定優先順序並做出適當的回應。

根據需要起草、校對和編輯文件、簡報和報告。

代表高級職員接收來電或備忘錄，審核內容，確定重要性，並彙總和/或將內容分發給相關人員。他們也可能接聽電話並將其轉接給合適的人員。

日程管理：

為高階主管安排和協調預約、會議和活動。

有效率地管理日程，確保時間得到最佳利用並確定任務的優先順序。

預測日程安排衝突並主動解決，以確保有效率地優化時間。

行政支援：

管理和維護高階主管日程，包括安排會議、預約和旅行安排。

根據需要準備和編輯信函、報告、簡報和其他文件。

處理來電、電子郵件和其他溝通，通常代表高階主管回覆。

準備費用報告並管理報銷流程。

維護和整理高階主管文件、文件和記錄。

謹慎專業地處理機密資訊。

資訊管理：

在會議期間轉錄資訊來源材料。

維護紙本和電子歸檔系統並執行簿記任務。

根據高階主管的指派，對各種主題進行研究，彙編相關數據並撰寫摘要。

關注行業新聞、趨勢和競爭對手，並及時提供最新資訊。

協助準備會議和簡報的報告、簡報和簡報。

專案管理和營運支援：

協助規劃和執行特殊項目和活動。

追蹤專案進度並向高階主管團隊提供最新資訊。

進行少量研究並起草摘要或談話要點。

追蹤正在進行的專案的截止日期、里程碑和可交付成果，並確保跨團隊協調一致。

根據需要，為高階主管團隊提供少量財務、法律或營運數據分析支援。

團隊支援：

與其他行政人員合作，確保辦公室內部運作順暢。

參與團隊會議，並為流程改善和效率提升貢獻意見。

差旅與物流協調：

規劃和管理複雜的差旅行程，包括國內和國際航班、住宿、地面交通和會議安排。

準備差旅資料包，並處理費用報告和對帳。

監控差旅預算，並在不損害高階主管偏好的情況下優化成本

保密性和審慎性：

以最高保密等級處理敏感資訊。

在處理高階主管溝通和維護隱私方面保持審慎。

任職資格：

工商管理、傳播或相關領域的學士學位。

中英文雙語能力者優先。

具有行政助理或類似職位的豐富經驗。

優秀的組織和時間管理能力。

良好的書面和口頭溝通能力。

熟練使用 Microsoft Office 套件（Word、Excel、PowerPoint、Outlook）和 Google Workspace。

能夠同時處理多項任務，並適應不斷變化的優先順序。

處理敏感資訊時謹慎保密。

注重細節，確保準確性。