混合辦公新時代 企業保持高效與創意4法

現在，企業開始邀請員工回辦公室工作，安置辦公場所，或允許員工無限期地在家裡遠程工作。進入2022年，無論辦公場所在哪裡，如何保持團隊的生產力和創造力是每個企業都在積極探索的新課題。

本文將介紹如何管理混合辦公團隊能按時完成專案，同時維持積極的工作文化。畢竟，有63%高成長的企業採用這種混合辦公文化；營造理想的工作環境以便在招聘新人才時更具有競爭優勢。

如何充分發揮混合辦公模式的競爭力？以下總結了一些經驗和大家分享。

要點

• 多數企業為了提昇生產力，轉向混合辦公環境，給予員工選擇工作場所的彈性。
• 混合辦公模式可以減少辦公室開支，招聘會更有吸引力，也有助於員工更好地平衡工作和生活。
• 成功的混合辦公環境包括面對面的合作、公平合理的績效考評和所有成員的非同步協同合作。

為什麼員工喜歡混合辦公模式？

轉向混合辦公模式讓企業能重塑傳統的辦公環境，開放人才庫創造更包容的環境。

典型的混合辦公模式包括允許員工於週間幾次在辦公室或遠程工作的彈性。實際上，有74%的員工選擇每週至少一天去辦公室，30%的員工希望一週可以有兩至三天遠程工作。

混合辦公模式在18~34歲的員工中最受歡迎。他們既可以維持跟組員的協同合作，又可以在他們覺得最有效率的環境工作。47%的員工說他們不願意為不提供遠程工作的雇主工作。顯然，多數員工希望具有彈性的工作環境。

想要建立一個混合辦公模式，可以考慮以下步驟：

• 對員工進行調查，了解他們的需求和困難點。
• 建立員工誌，瞭解員工採用混合辦公的實時感受。
• 投資技術，以便有拓展辦公模式的空間。
• 建立公平的企業文化。
• 不斷收集反饋，持續改善工作流程。

混合辦公的優勢

在要求員工回辦公工作之前，最好先了解一下你的員工這兩年在家裡的工作情況。可能很多人對於回到辦公室環境的安全感到焦慮，而且已經很習慣在家裡遠程工作。

57%的員工表示他們的雇主接受混合辦公模式，咸認這是一種兩全其美的方式，提供員工所需的掌控與彈性，員工的工作效率更高。除此之外，混合辦公模式還有這些好處：

• 更好地平衡生活和工作
• 減少員工請病假的機率
• 節省辦公室設備和水電的開支
• 招聘優秀員工得以擴大到全國、甚至全世界

在混合辦公模式下，員工不再拘於朝九晚五的工作模式，而可以在他們最能集中精力的時段工作。如果你想優化員工的績效和潛力，參考以下4個方法：

1. 安排全員到辦公室的時段

辦公室文化是任何企業成功不可缺少的基石。在建構混合辦公環境時，可以規劃特定的天數要求所有的員工回辦公室，或讓他們商量回辦公室的時程。如果不這麼做，有的人通勤，而其餘人沒來辦公室，團隊就會錯失整體互動的機會。

或者，安排團隊成員定期舉行面對面會議以便能公開合作；當有重要項目要進行時，舉辦公開的工作會議。也可以安排每個月或每兩個月，所有員工都要回到辦公室兩天或三天。利用這段時間組織成員進行這些活動：

• 增強團隊凝聚力的活動
• 開展培訓課程、共進午餐與學習
• 進行工作績效考評或是項目進度檢查

2. 建立一套公平的績效考評制度

肯定有的員工會想，那些在辦公室工作的同事可能比採用混合辦公的同事得到更好的職涯發展與晉升優勢。的確，面對面的溝通效果好一些，但你可以推動現場對話，以便有更多面對面的時間。而企業也必須建立一套反饋流程，確保所有員工都感到自己的付出得到認可和獎勵。

可以先把考評分成三類進行：個人工作績效考評、個人與團隊合作能力的考評，以及工作展現公司價值的程度。這樣的考評流程可以讓主管發揮創意獎勵員工，而不是僅注重工作的產出。

由於員工的生產力並不完全等同於工作績效，反之亦然，所以，制定一套公平合理的考評制度才能激發員工專注在為客戶的問題提供創新的解決方案，這對業績有更重要的影響。

3. 開會使用視頻

雖然現代人上線時間都過長，但是混合辦公環境仍應使用視訊會議。使用視訊會議不僅使你跟團隊成員合作更密切，會議也較少被中斷，成效更佳。

由於視訊會議較少被中斷，團隊成員的參與度更高，能提供更深入的看法，也有機會閃現富於創意的靈感。為了避免會議乏味無聊，不要組織太多的會議，且每次會議之前要準備議程、討論的議題和列出需要大家行動的事項。

4. 充分利用非同步合作事先溝通

與其安排一堆的會議，不如利用非同步合作的方式，會前透過腦力激盪進行民主對話，開啟創造力。比如鼓勵員工將腦力激盪的結果記錄下來，再讓相關的同事在頭腦最敏銳的時候思考，提出反饋意見、做出回應。

有了這樣充分的會前溝通，才能在會議中更好地規劃下一步的行動。這種方式不僅能讓更多人參與工作討論，也有助於會議開得更有成效、更多創新的方案。

不論在哪工作 都能啟動團隊生產力

混合辦公就是企業尋求優化員工生產力、績效和創造力最好的方式。目前這個領域還處於起步階段，所以持續了解反饋意見很重要，這樣你能不斷地調整企業架構和政策，更好地實施這個新的工作模式。

你的團隊成員都要能適應新的技術、時程安排和溝通協調。所以，作為管理者，應盡力提供成員所需的資源和支持，協助成員轉型成功。

來源:  大紀元轉載自Calendar博客