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居家上班溝通不易?遠距工作者必備6技巧

5/16/2022 12:12:04 PM 310

新冠疫情爆發以後,居家上班的工作模式迅速普及,對有些人來說,甚至已經變成新常態。有些人喜歡這種彈性的上班模式,覺得在家工作可以做得更快更好。

不用通勤上下班,不用花心思穿著打扮,沒錯,穿睡衣就行了。

不過,有些人覺得在家上班容易分心,工作效率會打折扣。無論你是否喜歡在家上班,在執行你個人或團隊任務的過程中,總會面臨一大難題:溝通效率不彰。

在家上班碰到溝通不良的問題,的確令人懊喪,尤其那些第一次遠距工作的人,可能更不知所措。不過這是可以理解的。當大家都不在辦公室時,要想達成共識,維繫合作關係,總得多花點心思才行。

本文將介紹幾個簡單實用的方法,讓你在家上班也能順利溝通。

在家上班為什麼溝通那麼重要?

在家上班你就沒機會在茶水間遇到同事,閒聊幾句。而且,不能面對面接觸,同事之間就無法頻繁互動與了解彼此狀況。

難怪Buffer(一家社群整合服務公司)一項調查發現,居家上班者遭遇的最大難題就是合作與溝通。

在任何環境中,溝通都是一項重要技能。和同事保持聯絡並建立互信非常重要,如此你的工作效率會更高,團隊生產力也會大幅提升。

居家上班若能保持溝通順暢,不只團隊成員可以合作無間,你也會有強烈的歸屬感,覺得自己是團隊不可或缺的一員,不會感到孤單。

上過班的人應該都知道,工作中最令人滿足、最有意義的事情就是,你知道自己是公司不可少的一員,你知道有人珍惜你、重視你、尊敬你、喜歡你。

當員工感到自己受重視,工作又能暢行無阻時,他們的生產力就會迅速提高,形成一個高績效的團隊——這是企業邁向成功的關鍵。

問題是,如何在遠距情況下建立有效的溝通模式呢?

遠距溝通與面對面溝通差在哪?

要解決居家上班的溝通問題,必須讓異地員工能夠互相聯繫,這通常靠科技來解決。

但是,遠距溝通卻有一個問題,員工用傳訊對話,較難體現人性,也較難以預測。而且,因為這種溝通沒有聲音,沒有肢體語言,所以很難知道對方真實的反應。

準確、專業、耐心、細心、同理心是遠距工作者必備的元素。(Olivier Douliery/AFP via Getty Images)

相較之下,面對面溝通要容易得多。

由於遠距溝通有較多限制,重要資訊常常無法精準傳達,討論內容有時容易遭到曲解或誤解。

也難怪說,遠距溝通是多數居家上班者的最大難題。

因此遠距溝通不僅僅是技術層面的問題,要做到精準傳達訊息,團隊成員都必須學會準確、專業地傳達訊息,同時要有耐心、同理心,並且夠細心。

換句話說,遠距溝通要達到最佳效果,就要多下功夫多用心。

掌握6大技巧,解決遠距溝通問題

你可以把居家上班當作一個學習溝通的機會。每個員工都需要透過溝通,才能了解各自的工作期望值、怎樣與團隊互相配合,或者在家上班還要持續多久等等問題。

以下提供6個實用技巧,幫助你克服遠距溝通的各種問題。

1. 設定工作目標、期望值和界限

在家上班會碰到各種意外狀況和不確定因素。在家上班沒有嚴謹的時間表,各團隊成員的工作進度也不太可能完全同步。

因此,設定團隊的目標、期望值及界限,這一點非常重要。務必讓每位團隊成員了解彼此的工作進度和首要任務。

最好把你在崗的時間告訴同事,同事才知道何時能找到你,並能及時得到回覆。你也可以使用電子日曆來簡化時間表,提升辦事效率。

如果你在跨國公司分部上班,你還要注意時差問題,因為你的同事可能在不同時區上班。

與同事溝通一下團隊要如何運作、採用什麼通訊管道,以提升居家上班效率。例如何時該用視訊通話、多久交流一次。

有新進員工時,你可以提供培訓視頻或介紹短片,讓他們了解公司文化、遠距工作模式等等事情。

遠距溝通做得好,可以減少同事之間的壓力和誤會,同時也能幫公司節省技術設備及辦公設施的成本。

2. 善用通訊工具

拜網路和科技之賜,我們有海量的通訊工具可以使用,只要在電腦上點幾下,就能與同事聯繫上。有了這些工具,溝通變得輕鬆無壓力。

但你要知道,每一種通訊程式都有訊息通知的功能。你使用越多種程式,訊息就越多,一大堆訊息會令人吃不消。換句話說,通訊程式裝太多,壓力其實更大。

所以,簡單一點比較好。同一件事不要使用太多通訊工具,可能的話,從頭到尾只用一種,數量越少越好。

公司主管有必要了解員工的喜好,例如,有的員工可能喜歡較人性化的即時聊天工具,有的則喜歡案件管理軟件中的傳訊功能。因此,主管可以採用多數員工最愛用的通訊工具。

通訊工具數量越少越好,以免被過量的訊息干擾。 (Domenico Loia/Unsplash)

與此同時,你也可以考慮去了解每位同事的喜好,假定其做法都是最好的,然後試著以投其所好的方式與他們溝通。或許你還可以考慮這麼做:在你寫好一則訊息後,花點時間好好再看幾遍,確認你對內容瞭若指掌後再發出去。

這樣做似乎很累人,但好處是能讓對方迅速回應你,你們的對話也會變得更精確、更口語化。

3. 傳訊要清晰、簡潔、一致

有效的溝通應該做到清晰(Clear)、簡潔(Concise)、一致( Consistent)。這麼說吧,遠距溝通有沒有效率、夠不夠精準,重點不在通訊工具,而在訊息的品質。

清晰的溝通應該簡明扼要,務必讓對方明白你的目的,他們才能準確回應你的問題,並採取正確行動。

簡單、直截了當的訊息也能省下澄清和解釋的時間。在你訊息發出去之前,應該多加琢磨,以下是幾個重點:

◎ 用簡短、直接的句子;

◎ 交代事件的來龍去脈;

◎ 表明你需要什麼、期望什麼;

◎ 表明你想要對方做什麼;

◎ 附上重要的相關資訊鏈結;

◎ 必要的話,可以提出建議;

◎ 要注意你的用詞和語氣。

當然,寫訊息是有技巧的,也是需要磨練的。還有一點要注意,訊息內容不要太過咄咄逼人,但也不可含糊不清。

4. 定時上線

在家上班由於見不到同事,所以你就少了很多社會線索(social cues,指人的視線、表情、聲調、肢體語言或暗示)。

你與同事互動變少了,有甚麼問題時,你只能假定同事不知道狀況。

所以你應該設定每週的固定上線時間,才能與同事持續互動,了解彼此的狀況。這一點很重要

你也可以利用定時上線來反饋意見,或提出工作上或管理上的憂慮和疑問。這也是遠距工作時減少誤解的一個有效方式。

5. 拒絕「超級連結」(hyperconnectivity)

公司可能希望所有員工都能掌握最新進展,同時,在瞬息萬變的網路時代,大家也會不斷注意大大小小的訊息,時時待命保持聯繫。

然而,遠距上班雖然有必要與團隊保持聯繫,但不代表你必須一週7天、每天24小時全天候的與他們傳訊對話。這會導致「過度溝通」。

太多無意義的虛擬會議、大量的即時訊息、通訊軟件沒完沒了的通知與提醒,都會降低你的工作效率,快速耗光你的精力。

過度溝通弊大於利。你會把時間、注意力和精力耗在不必要的資訊與互動上。你的確很忙,卻忙得沒什麼意義。

無論如何,你都要給自己和同事一個喘息空間,才能把心用在更重要的事務上。

6. 偶爾閒聊幾句

通信工具不要只用來談公事。當然,談公事是最主要的,對你的工作績效也是最重要的。

但是,與同事親切的閒聊幾句也很重要,就像你在茶水間或午休時與同事聊天一樣。


閒聊是培養同事情誼的好方法,如此你與團隊關係也會越來越好。

畢竟,當你感覺與同事彼此越來越了解時,合作起來就會更加容易、更加有勁,對吧?

因此,與同事交流時不一定都談公事。或許你也可以請求公司開設一個平台,專門給員工閒聊用。

你只要記得何時可以閒聊、何時該談正事就行了。

你也可以要求公司定期舉辦一些好玩的團聚活動,拉近彼此距離並促進團隊向心力。

結語

居家上班面臨的一大挑戰就是無法面對面溝通。每個遠距工作者都知道,居家上班缺少了辦公室那種人際互動與情感交流,因此容易感到寂寞,甚至有被孤立的感覺。

而且,居家上班也改變了同事之間的溝通和友情維繫方式。所以,你和團隊同事必須更積極主動地交流,才能在執行每個案件時都能達成共識。

看過本文的遠距溝通技巧,現在你應該知道該怎麼做最好了吧!


來源: 大紀元

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