• 會議：安排主管的會議行程，並協調各會議排程。撰寫會議記錄、追蹤處理會議事項並告知相關部門或團隊成員
• 文件彙整：會議資料、文書資料處理，相關簽核文件之彙整與寄送
• 主管匯報：定期與主管確認行程、會議資訊等細節，及轉達部門或客戶的相關需求
• 行政庶務：行政流程規劃、整合，與行政部門人員溝通協作，以及協調辦公室行政事務及相關活動
• 其他：安排客戶或賓客會面招待、將公司或會議重要資訊傳達給團隊成員等

1. 擅長溝通

秘書需要密切與主管協作互動，並負責安排與其他部門、客戶的會議事宜，甚至與相關部門的文件往返等，這些都需要大量的溝通。若難以用文字或口語將事情闡述清楚，就更難體察需求或解決問題。
此外，秘書也經常需要與其他部門合作，或代為傳達重要資訊給團隊成員，站在他人角度思考該如何溝通，拿捏說話的語氣和用詞，確保準確傳遞資訊的同時、也不令人感到冒犯，就是秘書的溝通力所在，也因此才能夠順利推行大大小小的內部作業。

2. 整合能力

不論是協調各方的會議時程，或是各式文件的重點整理、調取資料後彙整，都極需要強大的整合能力。極具工作效率的秘書，可以針對主管的需求，在各方時程中找出交集的時間選項，並且從中排序、提供好幾項方案供主管選擇；也能夠迅速在多項文件中截取重點，細心統整出該會議或工作所需的關鍵資訊。

3. 解決問題的應變力

除了會議的安排、文件統整、跨部門溝通外，秘書的工作其實包含許多日常庶務，當然，也會遇到許多臨時狀況需要應變。不論是會議時間喬不攏、硬體設備出了問題，或甚至是要夾在意見相左的兩方間執行工作，都需要仰賴秘書的應變力，懂得彈性面對每一次沒有 SOP 可以遵循的事件，判斷優先順序，並找出最適合當下的解決方案。

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